Guía del mejor software de contabilidad para empresas SaaS

Sin los sistemas y la tecnología adecuados, la contabilidad de su negocio SaaS puede ser una pesadilla. Puede ser excepcionalmente administrativo y manual, lo que no solo puede resultar en una gran pérdida de tiempo para los fundadores y los miembros de su equipo en la empresa, sino que también dará como resultado que no se obtengan datos financieros oportunos para basar las decisiones estratégicas.

Hace solo unos días, se publicó un artículo en Techvibes que decía que la mayoría de las empresas todavía utilizan hojas de cálculo como fuente principal de análisis e informes . Desde mi experiencia de primera mano en el trato con la mayoría de las pequeñas empresas, esto es muy cierto y no es raro que nos encontremos con nuevas empresas tecnológicas financiadas y empresas SaaS que gestionan los datos financieros de un año en una hoja de cálculo descuidada.



¿La solución?



Implementación de los sistemas, procesos y tecnología adecuados lo antes posible. Con el software de contabilidad adecuado para empresas SaaS, puede lograr un flujo continuo de datos entre todos los procesos financieros de su empresa que finalmente ingresarían a su sistema de contabilidad en la nube, idealmente de forma automática.

¿Por qué son importantes los buenos sistemas y procesos de contabilidad para las empresas SaaS?



La dificultad con los negocios de SaaS es que suelen ser negocios de alto volumen de transacciones, especialmente en el lado de los ingresos. No es raro tener miles de transacciones por mes debido al modelo de ingresos recurrentes.

Cuando tiene un software de contabilidad antiguo y arcaico (o peor aún, hojas de cálculo), que administra esta alta carga de transacciones, significa que es muy manual reconciliar y categorizar sus datos financieros de manera continua. Deberá ingresar cada una de estas transacciones 1 por 1 en su sistema de contabilidad u hoja de cálculo para manejar la contabilidad correctamente. Algunas empresas de SaaS con las que nos encontramos incluso tienen 1 empleado de tiempo completo en la empresa solo para manejar la entrada de datos.

El uso de este enfoque generalmente termina con la empresa perdiendo tiempo, desperdiciando recursos y sin obtener los datos que necesitan cuando los necesitan.



Con el software de contabilidad adecuado para las empresas SaaS, gran parte de este proceso manual de entrada y categorización de datos se puede aliviar en gran medida.

El mejor software de contabilidad para empresas SaaS

La clave para facilitar la contabilidad de su negocio SaaS es seleccionar el software de contabilidad adecuado para empezar. No hay otra opción aquí, necesita ir a la nube para aprovechar al máximo la automatización. He escrito sobre qué sistema elegir aquí mismo en Techvibes, así como con una publicación actualizada aquí , pero para el propósito de las empresas de SaaS, tendemos a preferir Xero, con Quickbooks Online en segundo lugar.



Nuestras razones para nuestra preferencia por Xero se describen en el artículo vinculado anterior, pero en su mayoría siguen siendo ciertas; el mercado de aplicaciones y las integraciones de terceros siguen siendo superiores en el extremo de Xero, lo cual es importante porque así es como se optimizan y automatizan las cosas al construir un flujo de trabajo contable que sea lo más eficiente posible.

Una razón para considerar Quickbooks Online vs Xero es que Xero afirma que las empresas que tienen más de 1000 transacciones por mes fluyendo a través de sus cuentas verán una disminución en el rendimiento cuando se trata de su aplicación. Quickbooks Online, por otro lado, de mis conversaciones con Intuit, parece no estar limitado a esta misma restricción y que el límite en realidad puede ser superior a 1000 transacciones por mes.

En un nivel más básico, cualquier software de contabilidad en la nube para su negocio SaaS estará años bisiestos por delante de una hoja de cálculo o un sistema de contabilidad de escritorio, ya que prácticamente todos tienen fuentes bancarias automáticas como característica, donde se pueden conectar cuentas bancarias, de tarjetas de crédito y de Paypal. a la aplicación para extraer transacciones automáticamente. Dado que los negocios de SaaS tienen un mayor volumen de transacciones por naturaleza, esta característica por sí sola es absolutamente crítica para obtener cualquier tipo de control sobre la contabilidad a fin de reducir las tediosas tareas manuales de ingreso de datos.

Al final del día, la posibilidad de automatizar su contabilidad se deriva de tener un sistema de contabilidad en la nube que pueda integrarse con varias aplicaciones de terceros.

Las mejores apps de facturación y facturación para tu negocio SaaS

Para administrar el lado de los ingresos, existen algunas aplicaciones que son bastante populares para las empresas que se dedican a la facturación recurrente y de suscripción. Dependiendo de lo que se seleccione, existen diferentes formas de clasificar y registrar estas transacciones en su sistema contable, que no detallaremos aquí.

Raya

Stripe es un procesador de pagos que permite a las empresas procesar pagos con tarjeta de crédito. Dado que tiene una API amigable para desarrolladores, le permitirá conectarse a su sitio web para que la facturación recurrente pueda configurarse tan pronto como un cliente complete la información requerida en su formulario.

También tenemos clientes que han integrado Stripe directamente en Xero a través de una integración personalizada y han creado una cuenta bancaria ficticia, de modo que cuando se procesa un pago de Stripe, se enviará a la cuenta ficticia de Stripe en Xero como una transacción con las tarifas de transacción de Stripe. siendo separados. Esto funciona bien porque Stripe deposita dinero en su banco 7 días después como un depósito neto global (es decir, el monto de la transacción original menos las tarifas de Stripe deducidas). Al usar una cuenta ficticia de Stripe en Xero, las reglas bancarias se pueden configurar en Xero para que todas las tarifas de Stripe se codifiquen automáticamente en una cuenta de tarifas de Stripe y para que las transacciones individuales de Stripe se puedan identificar y categorizar adecuadamente, lo cual es más fácil que tratar de determinar qué es en el depósito neto.

Cargar

Chargify es una aplicación que ayuda a administrar la suscripción y la facturación recurrente. Chargify no está ahí para reemplazar algo como Stripe, sino para agregar una capa adicional encima. Chargify se conectaría a su sitio web y luego dictaría a su procesador de pago de elección (puede elegir entre una variedad de procesadores de pago y comparar tarifas), a qué cliente se le debe facturar y cuándo.

Algunos beneficios de Chargify incluyen poder enviar facturas de venta a los clientes automáticamente (lo cual es importante para fines de cumplimiento y auditoría), recibos de pago, tener buenas integraciones con Xero, entre muchos otros.

La integración con Xero es especialmente interesante, ya que puede optar por que cada transacción de venta se transfiera a Xero como una factura de venta pagada. Este enfoque tiene ventajas y desventajas, pero una ventaja importante es que podemos ser mucho más precisos cuando se trata de registrar y declarar impuestos sobre las ventas en Canadá, lo cual es un gran problema para la mayoría de las empresas de SaaS.

Una consideración importante a tener en cuenta es que en Canadá tenemos que realizar un seguimiento del impuesto sobre las ventas por jurisdicción provincial a la que estamos vendiendo y luego remitirlo a la autoridad fiscal correspondiente. Dado que las empresas de SaaS suelen ser globales y tienen un alto volumen de transacciones, por lo general ha sido difícil separar el impuesto sobre las ventas correcto que se debe remitir. La integración de Chargify puede ayudar y enviar los números de impuestos sobre las ventas correctos a Xero automáticamente.

Las mejores aplicaciones de gestión de recibos y gastos para su negocio SaaS

Las empresas de SaaS generalmente también tienen muchos gastos de SaaS. En lugar de recopilar sus facturas y recibos de gastos y reenviarlos a su contador, una mejor manera de agilizar y automatizar el ingreso de sus gastos en su sistema de contabilidad es usar una combinación de Hubdoc + Receipt Bank + Xero.

Use Hubdoc (se puede encontrar información sobre Hubdoc aquí ) para obtener y organizar automáticamente sus facturas en línea y gastos de SaaS sin que tenga que mover un dedo. Una vez obtenidos, haga que Hubdoc reenvíe automáticamente estos recibos/facturas a Receipt Bank, donde Receipt Bank puede usar la tecnología OCR para analizar automáticamente los datos del recibo (se puede encontrar más información sobre las aplicaciones para reemplazar su caja de zapatos de recibos). aquí ). Una vez que se hayan extraído los datos, haga que estos artículos de gastos se envíen directamente al sistema de contabilidad en la nube de su elección (Xero o Quickbooks Online).

Hay cierta redundancia entre Hubdoc y Receipt Bank (y algunos eligen usar uno u otro), pero tendemos a usar las mejores funciones de ambas aplicaciones y las combinamos en lugar de limitarnos a una de ellas.

Esta combinación de aplicaciones es una excelente manera de organizar sus gastos y de ingresarlos fácilmente en su sistema de contabilidad sin necesidad de ingresar datos manualmente.

Las mejores aplicaciones de análisis para sus negocios SaaS

¿Dedica algún tiempo a calcular su MRR, el valor de por vida del cliente y la rotación? Si lo haces, ¡entonces lo estás haciendo todo mal!

Las aplicaciones como Chart Mogul pueden conectarse a Stripe, Chargify y una variedad de otras plataformas de pago y facturación para calcular automáticamente las métricas de SaaS que más le interesan.

Además de su producto SaaS, si tiene un software local en el que cobra una tarifa de licencia anual, estas tarifas anuales deberán desglosarse manualmente para proporcionarle las métricas que necesita, lamentablemente.

Los sistemas y procesos son clave

Si va a eliminar la pesadilla administrativa de su contabilidad y comenzar a obtener datos oportunos y precisos, todo gira en torno a tener el software de contabilidad adecuado para las empresas de SaaS, aunque elegir las aplicaciones correctas es solo el 50 % de la ecuación para lograrlo. Contabilidad sin estrés. Se debe ensamblar la arquitectura del sistema adecuada, se deben definir los procesos para que todos sepan cómo fluirán los datos entre todas las aplicaciones y se debe contar con el equipo adecuado para mantener la integridad de los datos de manera continua.

Con suerte, esta guía servirá como punto de partida para aquellos en las empresas de SaaS que actualmente se están tirando de los pelos debido a su contabilidad.

Este artículo invitado fue escrito por Ryan Lazanis de Contabilidad Xen .

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